System organizacji konferencji K2
K2 to pakiet do tworzenia serwisu WWW do kompleksowej obsługi konferencji. System składa się z wielu modułów:
- rejestracja uczestników,
- gromadzenie streszczeń, referatów, artykułów i prezentacji,
- recenzje
- zarządzanie zakwaterowaniem
- finansów-księgowość
- zestawienia i raporty
- specjalizowane funkcje i moduły
- system zarządzania treścią
System jest elastyczny, dla każdej konferencji serwis jest budowany indywidualnie.
Pożytki dla organizatora
- dostęp do wszelkich istotnych danych konferencji z dowolnego miejsca za pomocą internetu i zwykłej przeglądarki
- możliwość jednoczesnej pracy wielu osób Organizatora
- system recenzji
- prosty dostęp do danych uczestników, zgłoszeń referatów
- spójne i powiązane ze sobą informacje o uczestnikach, referatach, noclegach itp.
Rejestracja uczestników
Każdy uczestnik konferencji rejestruje się podające swoje podstawowe dane osobowe. Tworzone jest konto z dostępem zabezpieczonym hasłem. Uczestnik może poprawiać swoje dane oraz co najważniejsze mieć dostęp do kolejnych modułów systemu. Ze swojego profilu może zgłaszać referaty, dokonywać rezerwacji hotelu, podać dane do faktury.
Organizator może na bieżąco przeglądać listę uczestników w module Raporty. Dzięki rejestracji jest też możliwy kontakt e-mailowy z uczestnikami konferencji.
Referaty
Zarejestrowani w systemie uczestnicy mogą zgłaszać propozycje referatów wypełniając prosty formularz. System umożliwia załadowanie na serwer streszczenia. Następnie po zatwierdzeniu propozycji przez Organizatorów za pomocą tego samego modułu uczestnicy zgłaszają pełne teksty artykułów oraz prezentacje lub inne dokumenty.
System pozwala sprawnie zarządzać obiegiem dokumentów od zgłoszenia tematu po przyjęcie pełnego tekstu artykułu i prezentacji.
Recenzje
System pozwala przeprowadzić sprawną ocenę nadsyłanych prac poprzez system recenzji. Organizator wyznacza recenzentów, nadaje im w systemie odpowiednie uprawnienia i przydziela artykuły do oceny. Moduł recenzenta pozwala na zapoznanie się artykułem oraz ocenienie go kilku aspektach. System oblicza punkty za recenzje i prezentuje Organizatorowi listę artykułów wraz z rekomendacjami recenzentów. Moduł pozwala na umieszczenie komentarza recenzenta oraz powiadomienie uczestników o zakwalifikowania artykułu.
Zakwaterowanie
Moduł ten służy do zebrania informacji od uczestników co do ich preferencji co do pobytu podczas konferencji. Umożliwia rezerwację pokojów w hotelu, zorganizowanie dojazdu do miejsca konferencji na podstawie informacji o planowanych przyjazdach uczestników oraz inne funkcje związane z pobytem jak preferencje żywieniowe, udział w imprezach około konferencyjnych.
Finanse
Moduł pozwala na współpracę z działem finansowo-księgowym celu rejestracji napływających wpłat oraz wystawianiu faktur. Organizator ma aktualną informację o stanie budżetu konferencji, dział F-K posiada dostęp do danych niezbędnych do obsługi faktur. Moduł ten jest także przydatny w przypadku gdy organizator samodzielnie prowadzi finanse konferencji. Istnieje możliwość dostosowanie modułu do współpracy z systemami F-K w instytucji Organizatora.
Raporty
System gromadzi sporą ilość danych dlatego bardzo istotne jest przedstawienie ich w przystępnej formie. Organizator ma do dyspozycji szereg raportów i zestawień od prostej statystyki liczby zarejestrowanych uczestników, liczby referatów, poprzez pełne listy uczestników po dane do faktur, dane o stanie wpłat i informacje o noclegach. Dane mogą być przeglądane w postaci rozbudowanych tabel jak i prezentowane w formie odpowiedniej do druku.
Moduł finansowy pozwala działowi finansowo-księgowemu korzystać z danych do faktur oraz wprowadzać informacje o napływających wpłatach. Pozwala to organizatorowi na bieżąco śledzić stan finansów konferencji.
Większość modułów ma sporą liczbę funkcji opcjonalnych co pozwoli w łatwy sposób dostosować system do indywidualnych potrzeb każdej konferencji. Istnieje też możliwość stworzenia specjalizowanych modułów dla potrzeb Organizatora.
Technologia
System jest wykonany w sprawdzonych technologiach sieciowych: językach PHP i JavaScript, wykorzystuje system relacyjnych baz danych MySQL oraz formaty XHTML wraz z arkuszami stylów CSS zgodnie z rekomendacjami W3C . Do pracy wymagany jest serwer WWW obsługujący te technologi. Przekonaliśmy się wielokrotnie, że takim serwerem jest Apache pracujący na platformie Linux, jednak system jest stworzony w taki sposób, że będzie działał także na innych platformach systemowych.
![[logo K2]](media/k2_logo.png){kind=logo}